Le télétravail est en train de s’imposer au sein des entreprises. Des problèmes d’organisation se posent ainsi ces dernières. Au-delà des logiques considérations matérielles, une réflexion sur leur communication interne s’impose. Quelles sont alors les bonnes pratiques ? En quoi l’audio et la voix, et le lien qu’ils permettent de créer, peuvent-ils être des solutions ?

Le télétravail s’impose

Steve Jobs disait « On surévalue souvent la vitesse d’adoption des innovations, mais on sous-estime toujours l’ampleur des changements qu’elles entrainent ». La crise de la Covid-19 n’a pas engendré que des catastrophes sanitaires et économiques. Elle a aussi ouvert des opportunités et révélé des potentialités. Le télétravail imposé par la crise sanitaire a clairement montré que même s’il ne demeure en rien une solution exclusive d’organisation, il offre des avantages aux partis-prenantes du monde du travail.

Les vertus du télétravail

Le télétravail permet non seulement un meilleur équilibre de vie pour les collaborateurs, mais aussi de meilleures performances.

Le deuxième poste de charge des entreprises après les salaires est l’immobilier. Ainsi, réduire la surface de bureaux grâce au « roulement » organisé des collaborateurs entre leur domicile et leur lieu de travail a logiquement un impact positif direct et visible sur le résultat d’exploitation.

Plus largement, la réduction des déplacements impacte également la consommation d’énergies fossiles de manière positive. Rester chez soi devient finalement une protection contre les menaces potentielles à venir : nouvelles pandémies, événements climatiques…

Une aspiration pour les travailleurs

« L’important c’est l’humain ! » est davantage devenu le mantra de nombreux professionnels face aux propositions de la révolution digitale. Mais l’humain de demain ne sera pas celui d’hier. En deux mois, lors du confinement mondial, les « humains » ont massivement appris à télétravailler. Ils ont aussi appris à téléconsulter, téléacheter, télédéclarer, téléenseigner et même… prendre l’apéro sur Internet. Ils sont devenus de plus en plus réticents à se déplacer sans raison impérative. Et s’il y a forcément eu des difficultés, ne jugeons pas le télétravail de demain à l’aune du télétravail confiné.

Dans certains cas, la cohabitation forcée avec le reste des membres de la famille a clairement compliqué la situation. La recherche légitime d’une meilleure qualité de vie passe pour beaucoup par l’accession à un logement, plus grand, plus fonctionnel, ouvert vers l’extérieur et bien évidemment… moins cher ! Le télétravail représente alors une aubaine pour ceux qui désirent alors s’éloigner des grandes agglomérations saturées.

Conséquence : les relations interprofessionnelles devraient évoluer vers moins de rendez-vous physiques et plus de communication à distance.

Un enjeu pour les entreprises : organiser le télétravail

D’après Thierry Jadot, président de Dentsu Aegis, « la crise a mis en exergue les fractures numériques et les transitions nécessaires de la société française du point de vue du numérique » :

• Premièrement, la fracture technologique : les salariés en télétravail ne bénéficient pas toujours de matériel adéquat. Sans oublier qu’il existe encore des zones blanches, la qualité de connexion réseau peut s’y avérer médiocre…
• Deuxièmement, la fracture culturelle : certains collaborateurs manquent d’autonomie ou présentent même une absence de maitrise de l’utilisation des nouvelles technologies.
• Et enfin, autre fracture potentielle : l’existence au sein d’une même entreprise d’employés qui ne pourront télétravailler du fait de la nature de leur mission (employés en magasins, infirmiers, …). Alors que d’autres, chez eux, vivent plus confortablement.

Comment réussir la transformation numérique, nécessaire à la mise en place du télétravail, sans créer de nouvelles fractures ? Dans ce contexte d’accélération, comment ne pas perdre les entreprises sur le chemin de la modernité ?

« Le Télétravail ça s’organise, ça s’anime et ça s’apprend » !

L’Anact, agence nationale pour l’amélioration des conditions de travail, a réalisé une étude pendant le confinement dont voici quelques éléments à retenir :

• 77 % des répondants ont vu leurs activités redéfinies (au moins partiellement) durant le confinement.
• Plus des 2/3 des répondants ont eu des réunions d’équipe ou des contacts avec leur manager au moins une fois par semaine.
• Les répondants qui avaient déjà pratiqué le travail font un bilan plus positif de l’expérience « confinement » que les autres.

Développer le télétravail c’est donc utiliser des méthodes d’amélioration agiles, en mode “test and learn” pour enrichir l’expérience au fil de l’eau. Organiser le télétravail devient un enjeu fort pour les entreprises car c’est à présent une attente forte de leurs collaborateurs. 88 % de l’ensemble des répondants à l’étude de l’ANACT souhaitaient poursuivre le télétravail à l’issue de la crise de la Covid-19. Ils sont 97 % pour les télétravailleurs expérimentés et 80 % « seulement » pour ceux qui n’avaient pas expérimenté le télétravail avant la crise.

Les bonnes pratiques pour mettre en place le télétravail

Une réflexion générale

Si elles envisagent de poursuivre le télétravail, les entreprises auront tout intérêt à organiser des retours d’expérience sur cette période inédite pour identifier les bonnes pratiques et les difficultés à résoudre, en s’appuyant sur les recommandations des salariés. Une telle démarche peut notamment permettre d’élaborer, de façon collective et paritaire, une charte de télétravail. Cela peu aussi aboutir à un accord permettant de structurer des modalités de télétravail pour qu’il réponde à la fois aux enjeux de l’organisation et des salariés.

La nécessité de communiquer en interne

Dans le cadre du télétravail, les directeurs de la communication doivent mettre en place un circuit de diffusion de l’information adapté et tenant compte de la dispersion des collaborateurs.

Les outils de communication interne habituels ont d’ailleurs montré leur limites durant la période de confinement. Les responsables de la communication ont dû trouver de nouveaux moyens de développer le lien entre collaborateurs. Ils ont dû réinventer leur communication, et faire en sorte que celle-ci soit fluide et régulière. De nombreux outils se sont finalement imposés pour organiser le télétravail efficacement : Zoom, Trello, Notion…. Et de nouvelles formes de communication ont émergé avec succès comme les webinars ou les podcasts.

Le podcast : un outil adapté au télétravail

Pourquoi cet engouement pour le podcast ? Parce qu’il est économique et facile d’accès. L’audio et la voix travaillent la proximité et l’émotion comme aucun autre média. Ne dit-on pas que la voix est le miroir de l’âme ? Alors en quoi le format podcast a du sens pour les entreprises ? Dans des entreprises où il existe beaucoup de typologies de communication basées sur l’écrit (newsletter, mails, intranet…), il se présente comme un canal de communication plus ludique, instantané et humain.

Dans le podcast, les messages sont incarnés. La radio et le podcast permettent aux auditeurs de mieux s’approprier les choses et les évènements. D’abord parce que chacun peut projeter ses propres images. Ensuite, parce que les propos sont incarnés par une voix, dans laquelle passent des émotions. C’est davantage le cas comparé à la newsletter ou à la vidéo, dans la mesure où certaines personnes ne sont pas à l’aise avec leur image.

Le déconfinement a révélé un certain nombre d’interrogations et de confusion

Certains collaborateurs, avec l’accord de leur entreprise, sont restés en télétravail. D’autres sont repartis au bureau.

En période de crise, les dirigeants sont souvent tentés de couper ce qui ne relève pas de business immédiat. Or en période de turbulences, la communication managériale est la clé de voute dans l’adoption du changement. Cela nécessite des ressources et des nouveaux modèles pour les services de communication interne.

Les périodes difficiles et de chaos révèlent de manière indiscutable les entreprises dirigées par des leaders qui ont une vision et qui la communique. Ces dirigeants qui font adhérer grâce à leur leadership, mais aussi par leur écoute. Ce sont des dirigeants qui s’intéressent à la stratégie comme à l’opérationnel. Ce sont ceux qui montrent leur véritable implication dans la transformation de leur entreprise. Les autres, dirigées par des gestionnaires enfermés dans leur politique de réduction des coûts comme seule issue, se retrouvent déconnectés. Ils sont ignorés voire méprisés de leurs collaborateurs sur le terrain.

Une entreprise qui répond favorablement à la possibilité de pratiquer le télétravail doit parfaitement l’organiser. Et ce, tant au niveau matériel que sur le plan de la communication interne.
Il faut davantage s’assurer que tous les collaborateurs bénéficient du même niveau d’information. Faire en sorte qu’ils s’impliquent dans la transformation de leur entreprise. La vision du leader et la communication managériale devront pouvoir être diffusées à tous les collaborateurs, qu’ils soient dans l’entreprise ou à leur domicile. Le partage de bonnes pratiques doit être également encouragé.

En ça, le podcast, avec sa flexibilité et l’émotion qu’il transmet en donnant la parole à chacun dans l’entreprise, s’avère un outil pertinent et efficace pour accompagner le télétravail.

Contact

Cet article a été rédigé par Sylvie Cole, experte dans la construction des stratégies de communication et fondatrice de “C’Mon”.
La webradio Ipsen et Carglass Radio sont deux exemples de médias d’entreprise qui utilisent la puissance de la voix, en situations de télétravail. Le conseil et la production ont été assurés par Mediameeting.